很多公司的费用报销都是一笔糊涂账，员工拿票就报，老板想转钱就转，最后财务账一团乱，税务检查的时候出了不少问题。今天胜泰财税管家就来聊聊，公司日常费用报销应该怎么规范。
一、为什么费用报销要规范
别小看费用报销这件事，它关系到好几个方面：
1. 影响企业所得税：合规的费用发票可以入账，抵减利润，少交企业所得税。如果报销不规范，该入的费用没入，公司就多交税了。
2. 有税务风险：如果报销的票据不合规，或者把不能报销的费用报了，被税务查到，不仅要补税，还要交罚款和滞纳金。
3. 财务管理混乱：报销乱了，公司的真实费用情况就搞不清楚，老板不知道钱都花哪了，成本控制也就无从谈起。
所以，公司不管大小，费用报销都要有个规矩。
二、哪些费用可以报销
不是员工拿任何发票来都能报销的。可以报销的费用，必须是和公司经营相关的、有正规发票的费用。常见的可以报销的费用有：
1. 办公费：买办公用品、打印纸、文具、打印机耗材这些。
2. 差旅费：员工出差的机票、火车票、酒店住宿费、出差期间的交通费用。注意，出差期间的餐饮费是业务招待费，不能算差旅费。
3. 交通费：员工在本地办事的打车费、公交地铁费、停车费、过路费。
4. 通讯费：公司固定电话费、员工因公产生的手机话费补贴。
5. 房租水电：办公室租金、水费、电费、物业费、网络费。
6. 业务招待费：请客户吃饭、给客户送礼品的费用。注意业务招待费是有扣除限额的，不是花多少就能抵多少。
7. 广告宣传费：做推广、打广告、印宣传资料的费用。
8. 职工福利费：员工聚餐、节日福利、年度体检这些。
三、哪些费用不能报销
以下这些费用，是不能拿到公司报销的：
1. 个人消费：老板或者员工个人家里的开销，比如家里买菜、买衣服、孩子学费这些，都不能拿到公司报销。
2. 没有正规发票的：只有收据、白条，没有税务局监制章的发票，不能报销入账。
3. 发票抬头不对的：发票抬头开的是个人名字，或者公司名称写错了，不能报销。
4. 和经营无关的：比如老板私人的旅游费用、个人娱乐消费，和公司经营没关系的，不能报销。
5. 假发票、虚开发票：这个是红线，绝对不能碰。买票来报销是违法的，查到后果很严重。
四、费用报销的正确流程
一个规范的费用报销流程应该是这样的：
1. 员工粘贴票据
员工发生费用后，把发票按类别整理好，粘贴在报销单后面。注意发票要平整，不要乱涂乱画。
2. 填写报销单
员工填写费用报销单，写清楚费用发生的时间、事由、金额，把发票附在后面。
3. 部门负责人审核
部门负责人先审核一下，确认这个费用确实是因公发生的，业务真实。
4. 财务审核
财务审核发票是不是真的、合不合规、金额对不对、有没有超过标准。
5. 老板审批
大额支出要老板签字审批。
6. 付款
审批完成后，财务从对公账户把钱打给报销人。注意，不要用老板个人账户长期给员工报销，尽量走对公。
五、报销的几个注意事项
1. 及时报销
费用发生后要及时报销，不要攒了好几个月才拿来报。时间久了，一方面当事人记不清当时的情况，另一方面跨年度的发票入账也有税务风险。
2. 业务招待费要控制
业务招待费在企业所得税前扣除是有限额的：按照发生额的60%扣除，但最高不能超过当年销售收入的5‰。也就是说，不是你请客户吃饭花了多少钱都能全额抵税的。所以业务招待费要控制，不要拿太多餐饮发票来报销。
3. 员工工资不要用发票报销
有些公司为了少交个税，把一部分工资用发票报销的形式发给员工。这是不合规的，被税务查到，不仅要补个税，还要罚款。
4. 老板个人开销不要走公司账
很多老板觉得公司是自己的，钱想怎么花就怎么花，家里开销也拿到公司报销。这样做风险很大，税务上会认定为股东分红，要补交20%的个人所得税。
六、小公司要不要做报销制度
有人说，我们公司就三五个人，还要搞什么报销制度，太麻烦了吧。
其实小公司更要早点把规矩立好。一开始人少，大家觉得无所谓，等公司做大了，再建制度就难了。其实不用搞很复杂的制度，就几条简单的规矩：什么费用能报、发票要求是什么、找谁签字，大家心里有数就行。
胜泰财税管家在给客户代理记账的过程中，会帮客户梳理费用报销的规范，告诉他们哪些票能入、哪些不能入，避免因为报销不规范带来税务风险。如果你在费用报销方面有什么疑问，欢迎随时联系我们咨询。